为了更好地执行《档案法》和机关档案工作条例，特制定如下制度:

        1、凡是应该归档的文件、材料都要由办公室指派专人进行统一管理。任何处室和个人不得以任何借口分散保管和据为己有。

        2、办公室要督促和指导各处室把应当归档和整理的数据、材料整理齐全，按要求立卷归档；每年5月末把上年的文件、材料归档完毕，并按规定向档案馆移交档案。

        3、非本机关人员查阅档案，必须持介绍信或工作证;查阅密级文件须经办公室主任批准;对存档的案卷，不得借出;借阅者必须填写借阅登记册。机关工作人员借阅档案，须经办公室主任同意后方可借出。借出时间不得超过三天。

        4、档案管理人员必须严守机密，做到不该传的不传，不该说的不说；对阅案人员，必须认真审核其证件，履行借阅手续；对剔除、销毁的文件材料要妥善保管统一登记监销。

        5、档案室内要保持良好的卫生环境，严禁吸烟或存放易燃易爆品，并有防盗、防火、防光、防尘、防鼠、防虫、防潮、防霉设施。

        6、档案人员要定期清点档案，对破损退变的档案及要修复。要注意档案室安全，档案员离开档案室时，要锁好门，非档案室工作人员不得随意进入档案室。